公文寫作基本要求之材料可靠情況確實 寫作指導

公文的材料包括形成公文主旨和表達主旨所依據的事實現象、統計數字、政策法規、上級精神等等。公文材料不同於文學作品的素材和題材，也與一般新聞體、史傳體或說明體、議論體等實用文章不同，它的範圍要廣泛一些。概而言之，公文材料的範圍主要包括兩個方面：精神依據和事實情況。
精神依據是指黨和國家的路線、方針，國家的法律、法規，上級領導機關所頒佈的相關政策、規定以及其他有關的文件精神。
事實情況包括直接發生的和間接轉引的。公文中所反映的情況主要指直接發生的、發現的、總結概括的事實情況，即本地區、本部門、本單位遇到的問題、發生的事情（過程、動向）、工作的進程（作法、經驗）種種。它在公文裏表現爲具體事例、現象概括、數字統計等形式。這種直接發生的事實情況，是第一手材料。此外，公文的事實情況裏也包括間接轉引來的事例、概述、數字、經驗、成果等。
無論哪一類材料，都要求做到真實、準確、可靠。“情況確實”，是寫好公文的基本要求。這在新舊兩個《辦法》中是一致的。爲了做到材料可靠、情況確實，我們在材料準備上一般要抓好四個環節的工作：佔有、篩選、覈實、加工。
（一）詳盡佔有材料
寫好公文必須詳盡地佔有材料。材料是形成觀點的基礎，事實、數字，這都是公文表達出來的“乾貨”，當然十分重要。“譬如大匠操斤，無土木材料，縱有成風盡堊手段，何處設施？”（清.劉大：《論文偶記》）寫公文如巧匠有具有禾無材無料也做不成東西。以上是從形成與表達兩方面說的。
所謂詳盡地佔有材料，一是要“盡”，就是儘可能廣泛地佔有材料，“貪多務得”、“竭澤而漁”、“韓信將兵，多多益善”；二是要“詳”，就是詳細具體。一件事情的起因、過程、結果、多種因素的干擾、正反影響效果；一件工作的動因、背景；一個問題的正反觀點、來龍去脈，都要儘可能詳細具體地佔有，寫出來的纔有說服力。
佔有材料，就公文寫作而言，有三條途徑：
1．平時積累，就是積學儲材。平素注意學習、觀察積累，用時才能厚積薄發。古人所謂“積學”，指的就是這個道理。“得之在俄頃，積之在平日”（清.袁守定：《佔畢叢談》；“佔”，看；“畢”，簡冊），說的是一個道理。平時學習、觀察積累豐富，知識面廣，寫作時其構思就容易觸類旁通、思路開闊，擇優而用，妙緒泉涌。
2．受領任務後，查閱文件，蒐集資料。這樣得來的材料，就是間接材料。蒐集資料時應注意與撰寫任務、與公文主旨的相關性，也就是說，要有一定的方向、範圍。操作方法是首先學習相關的中央文件，進一步領會精神實質，然後查閱上級領導機關所頒佈的相關政策、規定，最後翻閱手冊、年鑑等工具書及報刊、雜誌上相關的情況報道和國內外研究成果。這一過程中，始終應注意查閱、收集圍繞本單位工作的各項統計數字以及信息、簡報、總結、報告、會議紀要等相關資料，做到：上下通達，全局瞭然於胸，命筆瞻前顧後。
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（三）認真核實材料
對於材料的核實工作，貫穿於材料準備過程中的佔有、篩選、加工等各個環節。這裏集中研究一下是必要的。
一切虛構的、生編亂造的、未經覈實的材料，包括情況、數字、引文等都不能用於公文。新《辦法》特別提出，材料中的人名、地名、數字、引文等一定要準確。一旦發現疑點就要更正或刪除，這是件嚴肅的工作。否則一字之差，後果不堪設想。惟其如此，才能保證做到材料可靠，情況確實。
聯繫近年來一些公文中出現的差錯，更會使我們認識到覈實材料的重要意義，體會到覈實工作要由始至終，要全方位，無論反覆幾遍但都須態度認真，抱着強烈的責任心，這一要求是非常重要的。此外，我們還要掌握一些行之有效的操作方法和現代科學技術分析方法。例如，一件事情的發生，有其起因、背景、過程與影響，有多種因素與內在聯繫，這都要覈實；一件工作的動因、作法、進程與效果，有其主觀與客觀因素，有其遠因和近因，這在覈實中也必須予以注意。再如，一個統計數字，不能僅僅停留在它的計算是否準確、精確度是否一致、是否能在公文中起到證明觀點的作用，而且還要覈實一下真假與誤差：它的統計指標體系是否科學合理，是否合乎中國的當代的現實，用在某一地區、某一專業或行業是否適合，等等；它的統計口徑是否恰當，是否能夠涵蓋該種類對象特徵，是否與實際情況不符，是否有所遺漏或隱瞞，等等；它的計算方法，特別是經常採用的“算術平均加權係數”的界定，是否準確合理，在反映差別上是否科學恰當，是否符合實際，是否能夠反映現實中的差異和問題，等等。無差異即無信息，信息量當然與信息價值成正比。一個材料無信息、無價值，用它幹什麼！而且，在數字的運用上，能否使定性分析與定量分析的方法有機地結合起來，起到證明觀點的作用，則是比較複雜的核實工作了，那需要在審