外貿部門實際方案 策劃方案

　　目錄
　　第1部分：外貿平臺的建設
　　一：外貿業務部門建設涉及的基本領域
　　二：外貿業務部門的工作流程
　　三：外貿業務部門的工作要求
　　四：外貿業務部門的貿易條件
　　五：外貿部站的內部工作人員配備
　　第2部分：國際市場的開拓
　　一：外貿主營產品、發展方向的確定
　　二：國外客戶資源分佈羣的簡要概述及特點
　　三：國際市場開拓的主要途徑
　　第3部分：總結
　　第1部分外貿平臺的建設
　　一：外貿業務部門建設涉及的基本領域
　　1．行政機關的註冊、登記。包括工商、稅務、海關、外匯局、商檢局完成相關手續的辦理；整個流程辦理結束大概1個月時間,最快1周內可以完成。
　　2．外貿部門的組建。外貿部門作爲一個團隊，由於分工不同，一般由業務員，財會（負責覈銷、退稅）、單證員，質檢員組成。人員的數量依據業務量而定；在公司創業初期，由於業務量不大，可以一人多職，如業務員可以負責單證的處理。
　　3．貨運代理，快遞公司的選擇、確定。
　　從實際操作看，目前大多數外貿公司的相關業務都是委託中介公司來完成的，如貨物的進出口報關，商品法定檢驗及辦理貨物運輸保險，可以省時省事。但選擇合適的中介公司對外貿公司非常重要；好的中介公司可以促進外貿業務的發展。選擇中介公司基本要求應該是業務熟練，專業知識強，服務效率高，收費合理。
　　由於外貿公司的日常郵件多，費用較大，選擇合適的國際快遞公司可以有效節約費用。通過對全球主要快遞公司的考察，ups收費相對便宜（可以打折到73%），時間上也比較快，一般在2-3個工作日可以到達全球各地。唯一的缺點是貨物的重量由ups在事後帳單中告之。
　　4．公司形象的建立，如網站，產品規格、樣品陳列。
　　公司形象是開拓外貿業務時公司的“名片”，外商往往是通過企業形象來逐漸瞭解其未來合作伙伴的。一個有實力，讓外商感覺可信賴的公司，不僅可以加快合作的進程，而且也有利於將來業務量的不斷拓展。
　　如何建設公司外貿形象，可以由委託專業的網絡公司、廣告公司按照客戶的旨意進行設計、策劃，當然公司外貿形象的建設，也是逐步發展，不斷完善的，不可能一步到位。
　　5．參加外貿行業協會，成爲會員。
　　上海市外貿行業協會現有會員在5000家企業左右（包括浦東新區外貿協會），外貿協會的主要功能是爲企業提供市場最新動態，邀請相關主管部門，如海關、稅務、商檢、外匯局主管領導爲企業進行培訓、講座，內容涉及國家最新外貿政策變化以及進出口操作實際注意事項等。由於外貿協會和政府的關係密切，在企業遭受困難，由協會出面，有利於困難順利解決；另外，隨着國際貿易爭端紛起，反傾銷案件的增多，在外貿協會的組織下的積極應訴，據統計獲勝的案件很多。
　　二：外貿業務部門的工作流程
　　1．客戶詢盤：一般在客戶下訂單之前，都會有相關的orderinquiry給業務部，做一些細節上的瞭解。
　　2．報價：業務部及時回覆客人查詢，確定貨物品名，型號，生產廠家，數量，交貨期，付款方式，包裝規格及櫃型等，performainvoice給客戶做正式報價。
　　3．得到訂單：經過洽談，收到客戶正式的訂單purchaseorder。
　　4．下生產訂單：得到客人的訂單確認後，給工廠下訂單，安排生產計劃。
　　5．業務審批：業務部收到訂單後，首先做出業務審覈表。按"出口合同審覈表"的項目如實填寫，儘可能將各種預計費用都列明。合同審批需附上客人訂單傳真件，與工廠的收購合同。審覈表要由業務員簽名，部門經理審批，再交管理部人員審覈後才能執行。如金額較大的，或有預付款和佣金等條款的，要經公司總經理審批才行。合同審批之後，製成銷售訂單，交給部門進程員跟進。
　　6．下達生產通知：業務部在確定交貨期後，滿足下列情況可下達生產通知,通知工廠按時生產：6.1：如果是l/c付款的客戶，通常是在交貨期前1個月確認l/c已經收到，收到l/c後應業務員和單證員分別審查信用證，檢查是否存在錯誤，交貨期能否保障，及其他可能的問題，如有問題應立即請客人改證。6.2：如果是t/t付款的客戶，要確認定金已經到賬。6.3：如果是放帳客戶，或通過銀行d/a等方式收匯等，需經理確認。
　　7．驗貨7.1：在交貨期前一週，要通知公司驗貨員驗貨。7.2：如果客人要自己或指定驗貨人員來驗貨的，要在交貨期一週前，約客戶查貨並將查貨日期告知計劃部。7.3：如果客人指定由第三方驗貨公司或公正行等驗貨的，要在交貨期兩週前與驗貨公司聯繫，預約驗貨時間，確保在交貨期前安排好時間。確定後將驗貨時間通知工廠。
　　8．製備基本文件。工廠提供的裝箱資料，製作出口合同，出口商業發票，裝箱單等文件（應由業務跟單員製作，交給單證員）。
　　9．商檢：如果是國家法定商檢產品，在給工廠下訂單時要說明商檢要求，並提供出口合同，發票等商檢所需資料。而且要告訴工廠將來產品的出口口岸，便於工廠辦理商檢。應在發貨一週之前拿到商檢換證憑單/條。
　　10．報關
　　11．出口收匯
　　12．公司要求每張訂單的資料要全部夾入一資料file。包括此張單涉及到的所有資料。
　　三：外貿業務部門的工作要求
　　外貿部門不是一個獨立的部門它是基於生產部之上的一個協助溝通的部門，要其它各部門的有力支持，工作才能做的有效有序。
　　在客戶問價格時，有的是比較熟悉的，有的則不能一時通知價格，這時要同採購部多溝通，以瞭解成本等價格因素。另有時客人會因在價格上不作讓步，或讓工廠多讓步，這時要同主管或經理講明後同採購部聯繫看能否有所降件（指成本方面）。故外貿部門的人員要能與各部門相處融洽。
　　同生產部，要及時瞭解生產安排情況。如有新訂單要及時同生產部溝通。以便安排訂單生產，在特殊情況下，（指客貨較急的情況下，同生產部協同操作訂單安排。但平常不允許外貿部門過多過問干涉生產部的安排。
　　1．週期長，工作隱性。
　　2．工作方式上：要與工廠工作同步。公司給一定的自由度。因可能外出會客，接客，找樣辦，看辦，看廠（主要指配件）
　　3．部門上班時間爲：8：00-12：001：30—6：00
　　部門不加班（特殊情況例外）
　　4．公司給外貿部門主管一定的處理事情的特權。指：價格方面在利潤允許範圍內可以當機立斷。交貨期方面可以根據當時情況通知客人等.這樣才能更有效地去解決問題。
　　5．外貿主管可以有相應的活動經費。
　　（但只適合在一定的範圍之內）。
　　6．公司給外貿部門車輛方面的主便。可以及時調用公司交通工具。
　　7．外貿部門在傳達有關訂單信息時，要求指令明確不能含糊不清。
　　8．每期新產品一定要拍照外理存檔。圖象大小統一，格式統一，能直接上傳網上
　　使用。
　　9．公司網站設計要具有時代特性，英中文，簡單明瞭，主要突出產品。網上產
　　品要及時更新。
　　10．外貿部門要整理一份報價單，應明確單價的上下浮動範圍。以便能隨情況掌
　　握，不至被動。
　　11．公司有專有電話線及傳真線給外貿部門。傳真線分線安裝。
　　12．部門資料要整理清晰明瞭。分類歸檔。如給客人報價資料，要按類歸檔，以
　　便到時查驗。
　　13．信息要及時處理，當天的信息爭取當天處理完畢。當天詢價要當天回給客人。
　　14．確保按照合同上要求，按質，按量交貨。此處外貿部門有獨立性。不得遷就
　　其它部門的意見。
　　15．在同客戶溝通每一環節中，要把服務做到前面
　　16．主管的指令要明確。
　　17．辦公室區不準打私人電話。
　　18．辦公室區不準吸菸。（如有客例外）
　　19．辦公時間不準上網聊天。
　　四：外貿業務部門的貿易條件
　　1．打樣：
　　樣辦在訂單處理中佔到十分重要的位置，故要求對樣辦的要求要小心認真。如客有要求寄辦。在可能的情況下，要儘量寄辦給客人；但要參考下列要求。
　　公司根據客人要求提供樣辦。但要收取相應的樣辦費用。具體情況以實際操作爲準。（具體情況視客而定）
　　在收到樣辦費用後給客提供樣辦。如國外客戶，樣辦費用要計算運費在內。（特殊情況視具體情況而訂，由部門主管快定）
　　打樣寄辦後要留存資料，以備查。
　　所填樣辦單送交會計一份。
　　2．合同：
　　大部分的商業行爲都以合同爲規範標準。以確定雙方的權利和義務。故如有同客人簽訂合同，則一定要根據合同要求處理。在簽訂合同之前要充分考慮到公司及部門的實際處理情況。如在沒有保證的前提下，不要隨便籤訂。
　　如客人在合同中列出一些特別要求，要視情況及時與經理取的溝通。確認可以達到客要求後再簽訂。
　　合同中的四要素一定要仔細覈對清楚：（價格，數量，質量要求，交貨日期）在有疑問時要同客人溝通。
　　3．付款方式的選擇：
　　公司外貿部門的收款方式暫時爲：
　　現金付款
　　t/t
　　l/c
　　大筆的貨款：公司暫不接受：
　　d/patsight/
　　moneygram
　　paypal
　　creditcard
　　check
　　等付款方式。
　　只有公司在收到尾數款後才安排出貨。如在未收到尾數款的情況下出貨時，會計有權利過問，除非主管能給出一個合理的解釋。（視具體情況而訂），但會計一定要通知經理。
　　五：外貿部站的內部工作人員配備
　　外貿部門的人員要求少而精。如部門人員暫時不夠。寧願多花時間找合適人員，也不能胡亂找人頂替所缺職位。由於工作的關係。部門要求人員：要誠實，勤奮，有合作精神及團隊精神。